BTP

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Publié le 15/03/2022

Photo Alexandre Brochot
Alexandre BROCHOTPrésident chez Saqara

Comment répondre efficacement à un appel d'offres ? Explication et exemple.

Quel que soit son corps de métier, une entreprise de BTP dépend en grande partie de la qualité de ses réponses aux appels d’offres. En effet, répondre efficacement à un appel d’offres pour obtenir un marché intéressant est pour elle au moins aussi important que de réaliser les travaux correctement. Or, il n’existe pas de modèle type de réponse que pourraient utiliser les prestataires de travaux car il existe autant de réponses possibles que de besoins. Les marchés sont attribués de manière spécifique et souvent personnelle à chaque maître d’ouvrage. En cela, il est difficile de réellement savoir comment s’effectuera son choix. Mais il est toutefois possible de mettre un maximum de chances de son côté pour tenter de se distinguer lors de la mise en concurrence des entreprises. Suivre quelques conseils simples et examiner un exemple de réponse à un appel d’offres pourra vous aider à rédiger votre dossier de candidature.

Analyser consciencieusement le dossier de consultation des entreprises (DCE)

Le dossier de consultation des entreprises est le document mis à disposition des candidats pour qu’ils aient en leur possession le cahier des charges du projet. Celui-ci contient notamment le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) qui va leur permettre d’apporter une réponse technique à l’acheteur. L’étude de ce DCE permet aux prestataires de répondre à deux questions essentielles.

En quoi consiste l’exécution du marché ?

Il est tout d’abord nécessaire de trouver les informations suivantes.

Qui est l’acheteur et dans quel contexte lance-t-il son appel d’offre ?

Avec qui êtes-vous supposé travailler ? Un pouvoir adjudicateur ou un maître d’ouvrage privé ? Outre de déterminer si le code des marchés (commande publique) s’applique ou non, répondre à cette question permet de définir la solidité du porteur du projet sur un plan juridique et financier mais aussi sur ses méthodes de travail. Les raisons qui l’ont amené à se lancer dans ce projet sont également très instructives.

Quels sont les travaux de BTP et les modalités d’exécution demandées ?

La réalisation de l’ouvrage à laquelle vous vous apprêtez à participer doit vous paraître suffisamment claire. Vous devez en effet savoir exactement à quoi vous vous exposez en répondant à l’appel d’offres : les différents intervenants, les tenants et aboutissants du projet, les contraintes techniques, etc. 

Quels sont les critères d’évaluation des réponses à l’appel d’offres ? 

Les méthodes utilisées par l’acheteur pour sélectionner son grand gagnant et qu’on retrouve dans le règlement de consultation doivent faire l’objet d’une attention particulière. Sur quoi compte-t-il se baser pour attribuer son marché ? Même si le chiffrage tient une place centrale dans le processus, d’autres éléments du dossier de réponse sont susceptibles de l’intéresser : taille et ancienneté de l’entreprise, innovation des procédés, proximité du chantier…

Ai-je la capacité de répondre à cet appel d’offres ?

Avant de mobiliser un temps précieux à élaborer une réponse à cet appel d’offres, il est essentiel de vous assurer au préalable, non pas que vous disposez des capacités pour remplir votre part du marché si vous êtes choisi, mais de bien pouvoir y répondre correctement. Vos compétences et votre savoir-faire sont-ils suffisants ? Avez-vous le temps de déposer votre candidature et une chance de remporter le contrat ?

Soigner son dossier de candidature

Si votre réponse à la dernière question est un « oui » ferme et confiant, il faut alors que votre dossier de candidature fasse la différence.

Respecter le règlement de consultation

Cela peut paraître évident, mais il est tout de même nécessaire de rappeler que les conditions posées par l’acheteur ne sont pas communiquées aux prestataires par hasard. Ce dernier doit en effet faire face à ses propres contraintes qu’il vous demande de respecter. On retrouve le plus souvent :

  • Un échéancier à suivre : Date limite de demande de renseignements complémentaires, de dépôt du dossier de candidature, de signature de la commande, etc. 

  • Un contact référent : Une personne spécifique est dédiée aux échanges avec les entreprises et au suivi de l’appel d’offres. Adressez-vous à elle.

La forme de la consultation : la dématérialisation des réponses aux appels d’offres publics étant la règle, il est possible qu’un acheteur privé exige aussi la remise du dossier de réponse par voie dématérialisée.

Exemple de réponse à un appel d’offres

Puisque donner un exemple concret de réponse à un appel d’offres n’est pas envisageable, voici quelques lignes directrices pour vous accompagner dans l’élaboration de votre réponse.

  • Commencez par présenter les qualifications professionnelles et l’expérience de votre entreprise en la matière : nombre d’années dans le secteur d’activité, collaborateurs, attestations et labels, chiffres clés…

  • Exposez un dossier de références valorisant : clients de renom, clients réguliers, témoignages, photos des réalisations…

  • Expliquez le sérieux de l’organisation du chantier : quantité de personnel déployé, durée des travaux, partenaires, règles de sécurité mises en place, comment gagner du temps (ou ne pas en perdre) en cas de demande de travaux modificatifs…

  • Rassurez avec votre capacité d’adaptation : travail en milieu occupé, gestion de chantier multi-intervenants…

  • Montrez votre implication dans le développement durable : gestion des déchets, produits utilisés, recyclage…

Pour conclure, la pertinence de votre réponse à un appel d’offres va dépendre de votre capacité à appréhender les attentes du maître d’ouvrage pour son projet de construction. Si les choses ont été réalisées avec soin, le dossier de consultation des entreprises comporte toutes les réponses aux questions que vous vous posez. Il suffit alors d’y faire bien attention et de répondre à ces attentes le plus clairement et le plus exhaustivement possible. Dès que c’est chose faite, il ne vous reste plus qu’à espérer une réponse positive à votre meilleure offre, ce qui devrait normalement être le cas.

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